Online-Mitgliederverwaltung
Eine der Kernkompenzen des DAVID21-Entwicklungsteams ist außerhalb des Schießsportes die Beratung und Umsetzung von kommerziellen Großdatenbank-Projekten. Referenzprojekte sind u.a. die Interessenten-Datenbank für potentielle Aktienkäufer beim Telekom-Börsengang, die Abonnement-Verwaltung der Telekom-Kundenzeitung, bundesweite Direktmarketing-Datenbanken bei der DeTeMedien, aber auch die Sportdatenbank des Deutschen Schützenbundes, die inzwischen über 25 Millionen Datensätze enthält.
Da lag es nahe, einen "kleinen" Ableger zu erstellen: eine Online-Mitgliederverwaltung für den Sportbereich.
DAVID21.mv wurde Ende 2009 entwickelt und ist Anfang 2010 erfolgreich gestartet. Inzwischen arbeiten bereits 7 Landesverbände mit dem System (darunter der bundesweit zweitgrößte), weit über 3.500 Kreise und Vereine samt deren Funktionsträger sind online angeschlossen.
Weil Änderungen online im Web über gesicherte Zugänge durch die Vereine selbst vorgenommen werden können, sind die Daten immer TOP-aktuell und die Landesgeschäftsstellen werden massiv entlastet.
Die Mitgliederverwaltung besteht aus insgesamt drei Modulen:
- Applikation Online-Mitgliederverwaltung für die Landesverbandsebene (Geschäftsstelle und LV-Funktionäre)
- Applikation Online-Mitgliederverwaltung für die Kreis- und Vereinsebene
- Dashboard-Anwendung mit speziellen Verwaltungsfunktionen für die Geschäftsstelle
Leistungsmerkmale für den Bereich "Schützenwesen" im Detail
Datenmanagement
- Aufwendige User- und Rechteverwaltung (Role-Management)
- Verwaltung der Kreisdaten
- Vereinsverwaltung
- Umfassende Mitgliederverwaltung
- Allgemeine Adressverwaltung
- Verwaltung der Startrechte
- Verwaltung der Zweitvereinsmitgliedschaften
- Funktionärsverwaltung (auf Landes-, Kreis- und Vereinsebene) und Historie
- Verwaltung besonderer Funktionsgruppen (Übungsleiter, Trainer, Schießsportleiter, Kampfrichter, Liga-Wettkampfleiter, Waffensachkunde, Jugendbasislizenzen, etc.) einschl. der jeweils spezifischen Besonderheiten (Lizenzen, Sehtest, Waffenkundenachweis, etc.)
- Ehrungsverwaltung und Historie
- Fotoverwaltung (JPGs für Ausweisdruck)
Schlüsseldaten
- Sportklassen-Verwaltung (SpO, Nicht-SpO, LV-intern)
- Disziplinen (SpO, Nicht-SpO, LV-intern)
- Beitragsschlüssel
- Ehrungsbezeichnungen
- Funktionärstitel
- Sonstige Textschlüssel
- Nummernkreise
- Bankdaten (BLZ-Schlüssel)
- Buchungskonten
- Orts- und Straßenverzeichnis
- ISO-Länderschlüssel
- Die Schlüsselverwaltung erfolgt nach dem aufwendigen Fortschreibungsprinzip. D.h. die Schlüssel Sportklassen, Disziplinen und die beitragsrelevanten Schlüssel werden zu Beginn eines neuen Kalender- bzw. Sportjahres dupliziert, in das neue Jahr übertragen und können dort ggf. angepasst werden. Auf diese Weise wird eine Historie der wichtigen Schlüssel angelegt und kann später zu jedem Zeitpunkt rückwirkend für Auswertungen und zu Dokumentationszwecken aufgerufen werden (wichtig z.B. im Bereich Beitragswesen - Rechnungslegung/Finanzbehörden).
Beitragswesen
- Beitragsabrechnung gegenüber den Mitgliedern
- Beitragsabrechnung gegenüber den Vereinen
- Gesamtabrechnung zum Jahresbeginn
- Beitragsfolgerechnungen
- Optional wählbare Abrechnung von Ausweisen und Sonderleistungen
Auswertungen
- Mitgliederauswertungen
- Vereinsauswertungen
- Wettkampfpässe (eine Vielzahl von Druckformaten wählbar)
- Mitgliedsausweise (eine Vielzahl von Druckformaten wählbar)
- Ligaausweise
- Lizenzdruck
- Schlüssellisten
- Etiketten und Serienbrief-fertige Datenexporte zur automatisierbaren Weiterverarbeitung in Office-Suiten (Microsoft-Office, OpenOffice, etc.)
- Telefonverzeichnis
- Die Tabellen-orientierten Auswertungen in den Online-Applikationen lassen sich vom Anwender individuell anpassen (Spaltenanordnung, Sortierung, Selektion, Anzahl Zeilen pro Seite) und können als Printout auf einen Drucker ausgegeben, oder im Word-, CSV-, RTF-, XLS- und XML-Format exportiert werden.
Statistiken
- Mitgliederstands-Statistik
- Sportklassenstatistik
- DSB-Altersmeldung
- LSB-Altersmeldung
- Zugriffsstatistiken
- Pivot-Statistiken können neben einer Tabellendarstellung auch als dynamische Business-Grafiken ausgegeben werden.
Schnittstellen, Exportfunktionen, Sonstiges
- Schnittstelle Sportprogramm(e), insbesondere die nahtlose Anbindung von DAVID21 und DAVID21+
- Schnittstellen Finanzbuchhaltung: Lexware, DATEV. Übergeben werden die Buchungsdaten aus den Beitragsrechnungen und ein spezielles Format für den regelmäßigen Debitorenabgleich.
- Schnittstelle Mitgliedsausweise
- Mitgliedermeldung an DSB & automatisierte Meldung an die DSB-Sportdatenbank
- Automatische Aktualisierung der Online-LV-Sportdatenbanken (dies bitte nicht verwechseln mit der jetzigen Mitgliederverwaltung, die wohl auch „Sportdatenbank“ genannt wurde)
- Automatische Erstellung einer komprimierten Offline-Mitgliederdatei (.DF1, Basis: OMNIS) mit den für den Sportbetrieb erforderlichen Daten bei Veranstaltungen ohne Internetanbindung (nur lesbar mit Meisterschaftssoftware DAVID21+)
- Schnellerfassungsfunktion für Mitgliedermeldungen und des sonstigen Antragswesens aus Vereinen und Kreisen, die das Online-System noch nicht nutzen (wollen/können)
- Integration des Deutschen Sportausweises (DSA)
Sicherheitsmerkmale
- Sämtliche Logins und Zugriffe auf die Datenbank werden User-bezogen protokolliert.
- Alle Zugriffe per Webbrowser erfolgen über eine gesicherte SSL-Verbindung (256 Bit, Bankenstandard).
- Einsatz von sog. Hardened PHP.
- Sämtliche PHP-Scripte sind mittels aufwendiger Technologien (auf Basis der Zend Technologien) encrypted und können daher nicht ausgelesen werden.
- Server-Monitoring: Die Server und die Online-Webseiten werden in Intervallen von 20 Minuten von einem externen System auf Erreichbarkeit geprüft. Bei Problemen erfolgt eine Benachrichtigung der Administratoren per Email und SMS. Server-internes Monitoring überwacht u.a. CPU-Last und Traffic. Bei Überschreiten kritischer Werte erfolgt eine Benachrichtigung der Administratoren.
- User-Monitoring: Eine regelmäßige Auswertung der Nutzungsstatistiken prüft, ob einzelne Nutzer die Anwendung missbräuchlich verwenden (permanente Login-Versuche, ständige Wiederholung lastintensiver Datenbank-Queries, etc.).
Rechenzentrum und Datensicherheit
Als Rechenzentrums-Partner für das Webhosting wurde STRATO, ein Tochterunternehmen der Deutschen Telekom gewählt. STRATO bietet im Vergleich mit anderen Hostern als einziger Anbieter absolute Sicherheit durch die Datenspiegelung in zwei Rechenzentren. Selbst bei einem Totalausfall eines RZ wären die System noch lauffähig und die Daten gesichert.
Durch die dreifach-redundanzfreie Speicherung der täglichen Datenbackups ist selbst im Worst Case immer eine Kopie des aktuellen Bestandes vorhanden.